浅议高校行政秘书如何提高工作效率如何提高工作效率高校邦

浅议高校行政秘书如何提高工作效率如何提高工作效率高校邦 篇一

[摘 要]目前高校基本形成了二级管理模式,二级学院的行政秘书承担着多种职能,其角色也随着工作任务的变更而改变.在繁重、琐碎的工作状态下,提高高校行政秘书的工作效率势在必行.高校行政秘书应更新观念、明确工作职责、增强业务能力,全面提升工作效率.

[关键词]高校行政秘书;提高;工作效率

随着高校的不断发展,各高校均由一级管理模式逐渐转变为以院为单位的二级管理模式,成为集教学、科研、管理于一身的综合院系.在学院的发展建设中院系的办公室的决策、参谋对学院的发展起着重要的作用,督促查办各项事务性工作均要院办来贯彻执行.这些日常工作的正常运转都要由高校行政秘书沟通协调.在繁重的、琐碎的工作任务下,行政秘书多半是充当了"勤务员"的工作,工作中经常会出现倦怠感,工作效率低下,影响了学院办公室工作的正常运转,制约着院系的发展.因此,提高高校行政秘书的工作效率、效果是高校行政秘书自身发展的主观需要,也是高校院系提高管理质量的客观需要.

一、树立服务意识

高校行政秘书是高校领导与教师、学生的对接口,他们服务于高校的领导,是领导的参谋和助手,同时又服务广大师生,这样双重的身份特征就要求高校行政秘书必须树立牢固的服务意识.而在实际工作中,高校行政秘书每天的工作十分繁重,需要临时应对的事务性工作多,造成高校行政秘书多半处于消极应付状态,使得工作效率偏低.因此高校行政秘书要提高工作效率首先就是要转变观念,充分认识高校行政秘书工作的重要性,树立为领导、师生服务的意识,从思想上转变对工作的态度,积极主动地干好服务工作.这样才能做好领导的助手,提升服务的深度,走入教师、学生中,才能将学校的各项精神贯彻下去,这是提高高校行政秘书工作效率的首要条件.

二、增强高校行政秘书的职业素质

职业素质是高校行政秘书提升工作效率、效果的基础条件.

（一）增强业务能力

业务能力是考核高校行政秘书是否能胜任行政秘书一职的关键.高校行政秘书应具有沟通能力、公文写作能力、计算机操作能力、信息处理能力等多种类综合能力.这样高校行政秘书才能应对日常的文件起草、会议安排、接待、院系间协调等日常公务,只有在综合能力的共同支撑下,行政秘书才能高效地完成各项工作任务.因此只有增强高校行政秘书的业务能力才能科学的高效地完成日常文字处理、人事管理、文件归档等工作,进而提升工作效率.

（二）增强管理能力

管理能力是高校行政秘书职业素质中重要的组成部分,行政秘书要善于管理,增强自身的管理能力,才能在处理繁杂的公务中,结合实际工作的特点,创新工作,分辨工作的轻重缓急,恰当的管理好各项秘书工作,增强工作的质量,不因工作多、杂而使得工作无章法,造成工作效率低.只有不断的增强行政秘书的管理能力,科学的运用行政秘书的管理能力才能使行政工作顺利开展,达到高校行政秘书的管理目的,提高工作效率.

（三）增强协调能力

在高校的管理工作中要涉及多个部门、领导间相互沟通、协调,高校行政秘书是直接的沟通协调者.增强高校行政秘书的协调能力,提升高校行政秘书的人际交往的能力才能提高日常的接待、会议安排的工作的效率、水平,做到早沟通准备、早布置安排.做好日常工作的周密安排,妥善安排,使无头绪的行政工作,也有规可循,不断提高效率.

三、加强自身学习提高

高校行政秘书的服务意识、职业素质可以使行政管理工作有序开展,但随着时代的进步发展,要不断提高高校行政秘书的工作效率,使工作上水平、上层次,这就要求高校行政秘书自身要不断发展、提升,提高学习是提高高校行政秘书工作效率的有效途径.一是学习信息科学知识.当今社会已经步入信息化时代,网络已经普及到高校管理的各个层面,自动化、现代化、无纸化办公在高校日渐推进,信息技术更新的速度飞快.为适应信息科技知识的发展,行政秘书就要不断学习新的计算机操作、网络技术,学会教务、学生、行政管理xxx,不断提高信息处理素质,进而提高工作效率.二是学习管理科学知识,高校行政秘书在今后的工作中面对的是更规范的管理工作,学会人事、文件、档案等管理学知识,才能控制好各项工作的成效,使得行政管理工作科学、规范、合理,提高管理的效率、效果.

综上所述,高校行政秘书工作要紧跟时代步伐,在高校不断发展的进程中时刻不忘转变观念,明确自身工作职责,不断学习.在机遇与挑战中,创新工作,高效完成行政管理工作.□

（编辑/刘佳）

浅议高校行政秘书如何提高工作效率如何提高工作效率高校邦 篇二

能够很肯定的说,好习惯能带来高效率.以下就让我们分享几条经典又有用的工作习惯,照着改变,你也能成为一位高效率工作人士.

定制晨间例行规划

对于许多人来说,如果每一天早晨根据固定的、适合自我的安排来度过,就能比较顺利的开始新的一天.如果你在早晨运动过,又吃了一份丰盛的早餐后,效率就会异常高,那么,请着重将晨间运动与美味早餐列进晨间的例行规划中,让这些因素坚持其进取作用.同理,你也能够相应地定制午后规划,或者晚间规划.

定义每日要事

每日要事,顾名思义就是你每一天需要做的事情中最重要的那几件.每一天花几分钟定义好今日最重要的3–5件事情,能帮忙提高你的整体效率——毕竟如果你连重要的事情是什么都分不清楚,更何谈高效专注于重要的事情呢?

拒绝多线程工作

支持多线程工作可谓是如今许多设备的标配,而人们的生活也逐渐受此影响,开始倾向于一心多用.可是科学家告诉我们,人类并不能如机器一般完美胜任「多线程操作」,每次专注于一件事情,更有助于高效地完成工作,并且减少错误几率.

简化信息源,保证高效输入

不得不说此刻是个信息的时代,有些人手上放不下报纸,眼里也不错过社交媒体的种种讯息,可铺天盖地而来的讯息哪里能都接收完整呢?不断吸收的同时,也常常不经意输入了许多无关、无意义的资讯.

那么,如何让信息输入更加高效呢?首先,精简各类信息源,留下最重要、最有价值的就好.其次,充分利用RSS订阅工具,如Hootsuite及其他支持离线阅读的App.

坚持简洁输出

写报告、写邮件的时候,谨记简洁之道,比起洋洋洒洒的美文,直击重点才是最为高效的表达方式.写邮件时,最好在5句话之内表达清楚自我的意思.

做重要的事

在经典作品<<高效能人士的七个习惯>>中,作者StxxxnCovey向人们展示了时间管理的四个象限——紧急又重要的、不紧急但重要的、紧急却不重要的、以及不紧急也不重要的.而我们最应当花时间的,正是那些不紧急但重要的事情,才能保证重要的事情有足够的时间来完成,而非匆忙之间草草带过.

集中处理同质任务

简言之,就是经过集中在某个时间处理同样的事情,来避免自我原本的工作流程被打断.即时查看那些时不时弹出的邮件、信息,不免会打断自我的工作节奏.集中在规划好的时间来统一查看,有助于提高效率.

删减与委派

工作中每一天要做的事情很多,然而有些是不必要的,能够删减掉;有些是能够借助工具、交由技术完成的;有些则是不需要你本人xxx的,能够移交给其他适合的人完成.

离线工作

联网工作很方便、但也存在许多干扰因素.如果你容易查着资料、看个新闻就走神了,那么还是提议选择离线工作来保证高效率.

最先做最不想做的

把最不想做、最容易拖延的事情安排在最前面.当不想做的事情统统都完成后,它们也不会在你脑海里持续浮现干扰你的工作心境了.

请相信,提高效率并不必须需要制定多么完整、多么高大上的系统框架,掌握以上这些有用又不耗时的好习惯,你也能够成为高效能人士.

浅议高校行政秘书如何提高工作效率如何提高工作效率高校邦 篇三

相信大家用那么久Excel之后,对于该xxx的功能,只能用强大来形容,但是,里面有很多隐藏的技巧,不知道大家是否知道呢?并且,这些隐含技巧,实用价值都是非常高的,上文库特意在这里为大家总结了一些技巧,可为日后工作提高效率,希望对大家有所帮助.

一、抛开方向键,上下左右移动单元格

因工作需要,笔者在Excel多个单元格中输入大量文本,大家都知道,在Excel中,如果要选定已选定单元格右侧的单元格,可以按下方向键进行移动,可为了节省时间,让操作的速度更高,可以按下Tab键,这样就可以快速选定已选定单元格右侧的单元格了,因为打字的时候两只手都在主键区上工作,如果要按方向键,则必须把右手腾出来,这样无疑会降低效率; 那么如果想选定已选定单元格左侧的单元格该怎么办呢?笔者经过试验发现,可以同时按下"Shift+Tab"组合键,这样所选定的单元格就会左移了. 上面我们知道了快速向左和向右移动所选定单元格的方法,那向下选定单元格是按下"Enter"键,相同的道理,如果想向上选定单元格就是同时按下组合键"Shift+Enter"了,怎么样,这样你在Excel中输入大量文本速度就会快多了.

二、快速选中含有链接的单元格

在Excel中的一个单元格中输入一个电子信箱地址,默认状态下此单元格就会自动转化为超链接,用鼠标点击它就会打开超链接,这样一来,如何才能选中此单元格而不打开此超链接呢?方法很简单,用鼠标点住此单元格持续几秒钟不放,就可以选中它了.

三、快速计算出矩形对角线长度

已知矩形的长和宽,现要求计算它的对角线长度,用Excel就可以快速计算出答案.如何操作呢?

设矩形长为x,宽为Y,对角线长度为Z,那么,从这个公式可以看出,要求出Z,有两个步骤.一,算出x的平方值和Y的平方值,并把它们相加;二,把第一步求出的值开方,所得出的数字就是Z.很明显,我们要使用到Excel中的两个函数,一个是计算某个数值的平方,即对数字进行幂运算;二是计算数字的平方根.

四、保持单元格内的公式

在Excel中的单元格内任意输入一个公式,如=1+1,按下回车键,这时此单元格就会不再显示公式,而显示出计算结果2,可有的时候我们并不想马上看到结果,而是希望此单元格能继续显示出公式,如何解决这个问题呢?方法很简单,在单元格内输入公式之后,依次点击菜单栏中的"工具"——"公式审核"——"公式审核模式",这样就可以使公式继续保持原样;而如果想显示出公式计算结果时,可以再次点击"公式审核模式"即可.

五、让类似与1+1的格式保存,不计算为2

在一个单元格任意输入一个公式,如=1+1,再按回车键,此单元格的值就是自动计算出是2,能不能把这个公式删除掉,而永久转换成数值呢? 就以1+1这个公式为例,我来介绍一下如何用数值来永久性替换公式的方法:先选中包含公式的单元格,xxx点击"复制",xxx再点击"粘贴",这时再点击 右侧的箭头,再点击"只有值",这样一来,单元格中的公式就永久性转化为数值了. 如果已经执行了上面的步骤,又想把数值变回公式,该怎么办呢?方法很简单,点击"常用"工具栏上的"撤消"按钮就可以了.有时候我们并不想把整个公式都转换为数值,而只是想把公式的一部分转换为数值,如何做呢? 先选中包含公式的单元格,xxx在编辑栏中,选定要转换为数值的部分,xxx按下F9,再按回车,这个部分就转换为了数值,而不再是公式了.

六、去除最近工作记录

在Excel的"文件"菜单下,有几个最近编辑的工作簿,有时候我们不想让它显示出来,如何隐藏这些工作簿呢? 点击"工具"菜单中的"选项",再弹出的对话框中点击"常规"选项卡,xxx去除"最近使用的文件列表"前面的对勾. 如果想更改"文件"菜单下显示的最近使用的文件数目,可以先选中此复选框,xxx在后面输入项数.

七、显示出含有计算公式的单元格

在一个Excel 工作表中,有大量数据,这些数据有的是直接输入的,而有的是用公式计算出来的.现在想要把用公式计算出的数据的单元格显示出来.

方法:先选中所有待选单元格,xxx点击菜单"编辑"——"定位",这时弹出"定位"对话框,点击"定位条件",选中"公式",再点击"确定",这样一来,包含公式的单元格就会被显示出来.

八、最简单的移动和复制

根据工作需要,我们需要把一些自己最常用的工具栏按钮放在较为集中的地方,也就是移动工具栏按钮,这是非常容易实现的,要想移动工具栏按钮,可以在按下"ALT"键的同时拖运工具栏按钮,把它移动到其它位置. 而如果想复制工具栏上的某一个按钮到工具栏的其它地方,可以在按下"ATL+CTRL"组合键的同时拖动按钮到其它地方.这里要注意的是,移动和复制工具栏按钮的时候,必须先按下"ALT"和"ALT+CTRL"组合键,xxx再用鼠标进行拖动.如果在复制了工具栏按钮后又不想要它了,怎么办呢?方法很简单,只需要再次按下"ALT+CTRL"组合键的同时,把不想要的按钮拖动到工具栏以外的区域即可.

九、快速插入函数

在Excel中,如果想插入函数,可以使用快捷键"Shift+F3",按下此组合键,就可以弹出"插入函数"对话框.

以上就是笔手通过总结前辈的经验以及自己的一些个人理解整理出来的文档,希望对大家在excel这块,能够有所帮助.

浅议高校行政秘书如何提高工作效率如何提高工作效率高校邦 篇四

让员工远程工作.为什么要这样做呢?答案很简单,远程工作的员工生产力会更高.

在一个没有牵绊,且符合他们喜好的工作环境中,员工会在更少的时间内做出更多的工作.据一份研究显示,一个安静的环境会提高1/3的生产力.

对于经济拮据的初创xxx来说,让员工远程工作还会带来一些额外益处.远程的工作会让员工更开心,这对于生活条件艰苦的初创xxx来说也是一笔资产.此外,远程工作也会为您省下办公场所和设备的费用.

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