【文秘】导语，我们所阅览的这篇文章共有26745文字，由费伟文专心改进之后，发表在范万文网fwan.cn！范万文小百科：领导人是指在一个国家或集体中居于领导地位的人物。秘书如何在“夹缝”中求得生存感谢大家一起阅览，希望能分享给用的到的朋友！
秘书与领导之间的关系,是秘书人际关系中最重要的关系,是决定秘书工作成败的关键因素。每个秘书都希望有一个良好的领导环境和愉快的工作氛围,但现实工作中很多时候领导们的意见是不一致的,这就导致秘书经常处于领导与领导之间的“夹缝”中进退维谷的局面,处理得不好,就会将两方都冒犯。那么,在工作中秘书该如何应对这种局面呢?
1 求同存异,统筹兼顾
领导分工不同,考虑问题的出发点就不同,即使都是为了搞好工作,意见也不一定全都一致。另外,当一项工作涉及各个相关方面时,往往不同方面的分管领导人都会关注这项工作。如果各领导人分别从自己的职能角度,对这项工作做出了看法不同的指示时,就出现了使秘书左右为难的多头指示,秘书就可能被“夹”在中间,两头受气。对此,秘书一定要认清楚领导意见的相同之处,做到求同存异。因为这样做,一则两个领导的意见都符合,二则领导也希望团结一致,不讲团结的毕竟是少数。这样就可避免两头受气了。
某公司新年度经济目标经领导决策敲定后,各部门经理迅速组织所属二级单位分解任务。王经理让办公室林主任准备会议室明天召开安全会议,接着刘经理也让他准备会议室在同一时间召开采购部职员会议,可会议室只有一个。张主任硬着头皮对刘经理说:“能否将会议拖后一下,王经理先提出要用会议室的。” 刘经理答道“我的事挺多,明天晚上还要出差呢。” 林主任又找王经理,可王经理说会议通知早已发出,想改也来不及了。经验丰富的林主任在无奈之际他大胆地出了一策:把两个会议合在-起开,很快提议得到了两位经理的认同。其实,有许多“夹板”是由于秘书在执行命令过于死板而人为造成的。如果下级能从实际出发,变通地执行,就可避免了,从而收到了皆大欢喜的结果。
2 领会精神 ,维护大局
从管理科学化的角度来说,多头指示是不利于工作有序进行的。但从秘书工作头绪多,要与各个方面打交通的实际情况来看,多头指示往往是难以避免的。面对这种情况,作为领导人,应主动会商,讨论出各方面都能接受的方案来,不要使下级为难。作为秘书,应主动寻求领导人意见的共同点,灵活处理。如果处理不当,不仅会使工作陷于混乱,而且会影响秘书与领导甚至影响领导人之间的关系。我们常说,秘书执行领导指示,必须抓住“精神实质”,这就是强调正确领会领导意图。不同领导的指示尽管在许多具体细节上各有所异,但在大的方面精神实质是一致的,有时秘书之所以会出现被领导之间“夹”住的现象,往往是由于理解有误,人为造成矛盾,从而自己把自己给“夹”住了。所以,秘书在执行领导命令时,一定要对上级的命令仔细分析一下,抓住了精髓再干。
早晨刚上班,市旅游局秘书小王就被局长叫去“接旨”:最近市里准备搞一个旅游新闻发布会,让他集中精力撰写一份专题汇报。他回到办公室,分管局长又安排:下午市委宣传部组织了一个旅游座谈会,请他参加一下。小王一听,急忙解释道:“局长刚刚吩咐我集中精力写汇报哩,我哪有时间参加座谈会。”“磨刀不误砍柴功嘛,参加一下对你会有好处的,自己看着办吧!”分管局长丝毫没有让步的意思。小王顿时感到十分委屈,但随即静下心来一想,从大局看两件工作实际上是并不矛盾。因为参加旅游座谈会能为他写好汇报材料提供素材,再说,局长又没有马上让他“交卷”。于是,他立即到分管局长那里去“领命”了。这里,小王就是仔细分析了领导的指示,从大的方面找到了它们的共同点,从而将它们统一起来,将要形成的“夹板”也化为乌有了。
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摘 要:高校是培养高素质文秘人才的摇篮,那么,社会究竟需要什么样的文秘人才? 文秘专业如何进行教学改革以适应不断变化的社会需求? 本文就此面向用人单位进行了问卷调查,在此基础上,对文秘人才的需求状况和需求特点进行分析,提出了文秘专业教学改革的几点建议。
关键词:文秘专业 调查研究 分析
文秘专业是一个传统的人文类基础性专业,随着市场经济的迅速发展,整个社会对文秘人才的需求状况正在发生深刻的变化。学校是培养高素质文秘人才的摇篮,那么,社会究竟需要什么样的文秘人才? 文秘人才应具备哪些素质、职业能力、知识结构? 高职院校应如何顺应社会的需要培养适用性人才? 这些都是高职院校应该考虑和弄清的问题。
为配合我校文秘重点专业建设与教学改革工作,开展了旨在为文秘专业改革提供依据的社会调查活动,目标是调研文秘人才的市场需求状况,以及了解社会对文秘人才的综合素质、知识结构和专业技能等方面的要求状况。此次调研活动以江苏省苏南地区各级企事业单位为调查对象,主要采取问卷调查等方式,发放《文秘专业学生知识和能力要求调查问卷》138 份,实际回收116 份,有效率为84. 1 %。在访谈和问卷中获取了大量的第一手资料。
1 高职文秘人才的需求情况及分析
1. 1 文秘人员的品质要求情况在文秘专业学生应具备怎样的基本品质中, :随机应变(90 %) 、吃苦耐劳(88 %) 、忠诚与服从(86 %) 、热情开朗(76 %) 、勇于创新(72 %) 、甘于奉献(63 %) 、廉洁守法(41 %) 。可以看出,大部分单位在招聘文秘人员时最看重的是毕业生的灵活程度、努力程度。
1 . 2 文秘专业的课程设置情况
我校确立的文秘专业核心教学与训练模块分为六个模块:口头及书面表达模块、应用现代办公技术能力模块、人际沟通及能力模块、职业核心能力模块、职业拓展能力模块、综合素养模块。
在口头及书面表达模块中,赞同设置的课程比例顺序如下: 文秘英语( 95 %) 、普通话训练(93 %) 、商务英语(82 %) 、演讲与口才(80 %) 、英语听说(53 %) 、语法修辞与实用逻辑(34 %) 。建议增设有关公开发言及如何提高应对客户的谈话技巧方面的课程。
在应用现代办公技术能力模块中,赞同设置的课程比例顺序如下:办公自动化及实训(99 %)、办公自动化设备操作与维护实训(97 %) 、档案计算机辅助管理及实训(95 %) 、网络技术及实训(77 %) 、网页制作及实训(65 %) 、数据库应用及实训(52 %) 、信息学概论(32 %) 。建议增设有助于对计算机程序了解的课程,同时,在教学中加强现代办公技术的应用和实习。
在人际沟通及能力模块中,赞同设置的课程比例顺序如下:人际商务沟通技巧(99 %) 、个人与团队管理(92 %) 、客户关系管理(86 %) 、公共关系学(72 %) 、国际商务礼仪(65 %) 。建议在教学中多一些实景模拟演练。
在职业核心能力模块中,赞同设置的课程比例顺序如下:秘书实务(92 %) 、文书学(90 %) 档案管理(90 %) 、实用公文写作(83 %) 、秘书资格考证实训(81 %) 、毕业实习(72 %) 、专业认识实习(69 %) 。建议增设有关如何开展会议、展销会等筹备方面的课程。
在职业拓展能力模块中,赞同设置的课程比例顺序如下:人力资源管理(90 %) 、电子文件管理(89 %) 、市场调查及实训(80 %) 、电子商务(80 %) 、档案计算机辅助管理实训(76 %) 、基础会计( 68 %) 、企业管理( 61 %) 、经济法基础(53 %) 。建议多增设一些经济管理、科技等方面知识,会计、统计和财务管理等方面知识以及法律知识等方面知识的课程。
在秘书综合素养模块中,赞同设置的课程比例顺序如下:秘书修养书目(87 %) 、职业形象设计(80 %) 、书法(70 %) 、中国传统文化(61 %) 、摄影技术(34 %) 。建议增设《企业文化》课程。
1 . 3 秘书人员具有职业技能证书情况
在回答高职文秘专业学生应具有何种职业技能证书时,国家秘书职业资格证书(93 %) 、国家计算机应用B 一级证书(85 %) 、江苏省大学生英语B 级证书(73 %) 、剑桥商务英语证书(72 %) 、普通话二级乙等证书(69 %) 。建议学生还要具有驾照C 证。
由上可以看出:社会比较认同学生同时具有英语、计算机等多种职业技能证书。因此,文秘专业学生除了必须的秘书职业资格证书外,持有多种证书可以为学生就业增加了不少法码。
2 文秘人才需求的特点与趋势分析
在回答“您认为近年文秘专业的社会需求如何?”时,84 %人认为随着时代的发展,社会为文秘专业提供了较大的需求空间,有部分单位表示会在将来的一、两年内招聘专业素养好、技能和事务能力强的文秘专业学生。这说明文秘专业学生的就业前景比较乐观。但同时,社会对文秘人才的要求也越来越高,将越来越需要具有综合能力的高素质型、全面型、复合型文秘专业人才。
在回答“您单位未来5 年内将需要扩充哪种类型的文秘人员”时,80 %以上的单位选择了大专(高职) 毕业生,只有不到20 %的单位表示需要本科及本科以上的毕业生。这显示,企、事业单位对文秘人才的需求比较注重实际,一般认为受过文秘大专层次教育已够用。
在回答“您觉得我院文秘专业人才培养的目标和就业的方向定位是否准确”时,85 %的人认为准确。他们赞成当前秘书应定位为技能型、应用型、复合型秘书。这表明,各个单位很看中文秘人员的综合能力,需要的是“全能型”、“智能型”秘书人员。从当前的现实情况来看,企、事业单位内部文秘岗位分工不细,文秘人员身兼多职,往往集文秘工作、财务、统计、人事、档案管理等多种工作于一身,这就要求文秘人员除了必须具备文秘专业知识和能力之外,还要掌握其他非文秘专业的基础知识和技能“, 博”与“专”结合“, 知识”与“能力”结合。
在提出意见和建议中,有不少单位提出学校要加强学生的实践动手能力。他们认为当前社会普遍存在学校学生操作能力不强导致社会适应性不强的问题。建议学校在教授学生专业知识的同时,多安排一些实践环节课程和技能训练课程;加强实训,提高学生动手能力,使其一进入单位就能尽快适应和开展工作。
3 文秘专业教学改革的几点建议
通过调研可以发现社会各界对文秘人才的要求趋向于多元化,十分看重文秘人员的综合素质和实际操作能力。因此,我校文秘专业的教学改革应以社会需求为导向,重视人才的综合素质、专业知识和职业技能的培养,面向市场需求,突出实践性,增强文秘专业人才的就业适应性。
3 . 1 加强专业认识
在平常教学中发现,很多同学对“你为什么选择此专业”、“谈谈你对此专业的认识”、“你认为通过此专业的学习,能够获得什么?”等等问题认识模糊不清。专业认识不清必然导致学习兴趣不浓,缺乏动力。因此,作为专业教师,有必要在新生入学之初,一方面应加强专业介绍,包括专业特点、专业市场需求、专业素质要求、专业就业前景等等,另一方面,应给学生以正确的专业思想指导。大学教育是“授之与渔”,而不仅仅是“授之与鱼”,学生在学校教育过程中不仅要学到专业知识,更要学会在有限的时间里扩展知识视野,按照自己的专业理想夯实专业能力和技能。文秘专业比不是人们所想象的那样,仅仅是端茶倒水,干杂活,事实上,它对从业人员的职业素质,如人际沟通协调能力,口头、笔头表达能力都有很高的要求。那么,作为文秘专业学生,就应该把视野从“专业”提升到“职业”的高度,着力打造自身的职业素质,为将来的求职就业奠定基础。
3 . 2 面向市场
企业面向市场必须要生产出适合市场需要的产品,而学校面向市场必须要培养出适合市场需要的人才。如何培养出适合市场需要的人才,首先要做好专业年度市场调研与分析。其次,要采用适合的教材和教学方式方法。例如,大部分毕业生就业于民营经济较为发达的江南地区,那么,《档案管理》这门课程的教材就必须从针对国有企业向针对民营企业转变,探讨一套适合民营企业特点的档案运行、管理机制。高职教育最大的特点在于市场性,随着市场不断变化而不断调整教学策略。在教学过程中,教师不能仅仅停留在教材知识的传授上,应及时增加一些适用专业知识和案例,增加学生知识的灵活性和适用性。再次,提倡多证多能,要求文秘专业学生在取得专业文凭的基础上,持有多种能力证书,如文秘职业资格证,普通话证书,外语、计算机等级证书,汽车驾驶证以及电子商务、报关员等资格证书,提高毕业生的就业竞争力。
3. 3 实践性
高职教育的特点和高职学生自身的特点两者共同要求着高职学校教育必须具有实践性。实践性表现于以下三个方面: (1) 课程体系。不强调学科的系统性、完整性、理论性,而以实用性、技能性为特点。保留优势专业课程,删除不必要课程,调整不合理课程,增设社会急需课程。(2) 课堂教学。课堂教学作为实践教学的第一个环节,应将理论与实践结合。采用互动式案例教学的方法,融案例、情境、讨论于一体,让学生分析与解决案例中存在的问题,在分析解决中有效地培养和提高学生分析解决问题的能力、与人共事的能力及创新能力。在讲授课程内容上,不追求课程内容体系的完整性,以实用性、技能型为特点,改变教材原有内容编排,进行模块组合教学。如《, 档案管理》课程可以不讲档案学概论的内容,仅介绍档案管理的基本内容和科技档案管理及一些专门档案管理(如财务、人事) 等的内容。(3) 模拟实训。开设实训课,建立实训室,是高职教育区别于本科教育最大的特点,也这是高职教育的优势所在。通过实训环节,有利于促进学生对教学内容的理解和掌握,有助于把理论知识转化为实践技能。(4) 强化实习。文秘专业主干课程《文书学》、《档案管理学》是两门实践性很强的学科,学生如果没有一定的专业感性认识,是很难理解的。因此,在教学过程中,应强化实践性教学环节,根据课程的进展情况安排与之相适应的实习活动。首先,在学生开始学习理论知识之前,可安排学生到相关部门实地参观,使学生对专业有感性认识,为理论教学打下基础。其次,在讲授完一门专业课后,再次安排学生到相关部门进行一段时间的专业实习,在实习过程中,教师应根据教学中的理论难点和重点,进行针对性讲解,充分使理论与实践结合起来。 [ ]
参考文献
高莉. 文秘专业学生社会实践能力培养[J] .职业教育研究,20xx , (6) :147 - 148.
姚亚琳. 高职高专文秘专业教学改革研究[J] . 法制与社会,20xx , (8) :188 - 189.
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摘 要: 教学秘书工作是高校教学管理工作中的一个重要环节,教学秘书在教学管理系统中发挥着不可替代的作用。详细阐述了高校教学秘书在教学管理工作中的重要作用,分析了教学秘书在教学管理工作中的现状和存在的问题,进而提出做好教学秘书工作应该提高服务意识、改善队伍知识结构、加强整体素质教育、多渠道激发教学秘书工作积极性和创造性等思考和建议。
关键词: 高校; 教学秘书; 教学管理
高校教学秘书是指在高等院校中协助院(部) 领导具体处理本院(部) 中各类教学事务的管理服务人员。由于教学科研型院校和教学型院校是我国高校的主体,这类院校的核心工作或者核心工作之一就是教学工作,从而决定了教学管理在这类高校中的重要地位。教学管理有力地支撑和保证着课内外教学的有序进行,成为高校管理工作的中心内容,在贯彻国家教育方针、稳定教学秩序、提高教学效率、保证教学质量、培养全面发展的合格人才等方面起着重要的作用。教学秘书是教务管理工作中不可缺少的角色,是教学管理的中坚力量[1 ] 。其素质的高低、能力的大小、作用发挥程度、工作质量的好坏,将直接影响教学管理工作水平和人才培养质量。因此,教学秘书必须从新时期教学工作的特点出发,不断提高自身综合素质和业务能力,积极创新,发挥助手参谋、组织协调、服务保障等作用,以适应高等教育事业发展的需要。
一、高校教学秘书在教学管理中的作用
教学秘书工作活动范围宽广,涉及事务繁杂琐碎,在工作过程中必须认真仔细,稍有疏漏就可能酿成教学事故,严重影响教学秩序,造成不良后果。因此,教学秘书工作举足轻重,必须加以重视。
(一) 助手参谋作用
教学秘书是教学院长的得力助手。教学院长的教学工作方案的制定与实施、落实与检查、评价与改进等很多具体事务,都要由教学秘书来协助完成[2 ] 。同时,教学秘书还应该是教学院长的重要参谋,在教学管理工作中,不仅要及时收集、整理各类信息,还应该积极调查并发现新情况、解决新问题,研究新方案、采取新措施,主动为上级领导提供可靠的第一手资料,在必要的情况下提出合理化建议,为领导的决策创造条件[3 ] 。
(二) 组织协调作用
在教务管理工作中,教学秘书负责组织、落实各项教学工作,教学主管领导的工作一般是决策性、全局性、统筹性的,而面向广大师生的、具体的工作却由教学秘书直接管理和落实。如排课、调课、征订教材、落实教学计划、安排各类考试、学生成绩管理、毕业生毕业资格审查、毕业证书和学位证书管理、核算教师工作量及教学津贴等等,都要由教学秘书组织完成。同时,教学秘书也是教师、学生和教学职能部门之间的纽带和桥梁,具有上传下达、协调左右、沟通信息、改善关系、互通情况、合理统筹的作用,其协调职能发挥得好坏将对院(部) 的教学活动产生直接影响。
(三) 服务保障作用
管理就是服务。教学秘书从事的工作是教学行政管理即教学管理,是对教学计划实施过程中的常规管理,其主要目的是维持正常的教学秩序、保证教学任务的顺利完成[4 ] 。教学秘书扮演的是“服务教学、服务教师、服务学生”的角色,应该加强与教师、学生的沟通,主动为广大师生着想,及时反馈教学信息,切实做好本职工作,真正把服务落实于各项教学管理工作中,为日常教学活动的顺利进行保驾护航,成为教学秘书工作的重要内容。
二、高校教学秘书工作存在的问题
(一) 对教学秘书工作重视不够,造成教学秘书队伍的不稳定
长期以来,人们往往对教学秘书工作缺乏正确的认识和评价,轻视教学秘书在教学管理中所发挥的作用,认识不到优质的管理能出质量、出效益。有些人甚至认为教务管理是一些简单的事务性工作,教学秘书是从事这些事务性工作的“勤杂工”,他们的劳动只是简单的、机械的劳动。因此,在教学秘书人员的配备、业务学习、岗位培训等方面,重视程度远远不够;在干部聘任、职称评定、利益分配、评奖评优等方面都受到相对不公正的待遇;加之教学秘书平时工作任务重、责任大、难度高,付出的劳动却得不到尊重和理解,取得的成绩得不到公正的评价和认可,从而造成教学秘书工作积极性不高,思想压力大,精神负担重,心里不平衡,很多人不安心教学秘书工作岗位,离岗、转岗人员相对较多, 教学秘书队伍呈现不稳定状态[5 ] 。
(二) 教学秘书综合素质较低,难以适应新时期高校发展的需要
一方面,教学秘书学历层次普遍较低,所学专业适合教学秘书工作的不多。当前,从事教学秘书工作的多为本科毕业生,即使有高学历的,其专业为教育学、教育管理学的也极少,秘书专业毕业的也为数不多,大多为本学校、本院系毕业,其知识结构很难适应教学管理的需要。
另一方面,教学秘书的业务素质和业务能力也普遍较低。长期以来,许多高校对教学秘书人员重使用、轻培养,送出去培训学习、交流进修的机会很少,而且很不系统、不正规,导致其知识更新严重不足,现代信息意识薄弱。面对知识经济时代的突飞猛进和高等教育的迅速发展,教学秘书得不到现代高等教育管理方面的系统培训,观念不能及时更新,更接触不到新的教育管理理念,大大制约了教学管理能力的提高,以至适应不了新时期高校发展的需要。
(三) 教学秘书工作缺乏活力,开拓创新意识匮乏,科研工作薄弱
教学秘书是高校教学工作一线的组织者和管理者,工作千头万绪,看似平常,其实非常繁重而细致,在学校教学管理中处于纽带桥梁位置,上听命于学校教务处和学院领导,下服务于广大师生,所以常常处于各种具体事务的“纠缠”之中,工作缺乏活力,多靠经验办事,习惯于按领导指示、文件精神处理问题,主动参与和科学预见性差。不能很好地利用在工作中取得的第一手教学管理改革资料,认真总结经验、摸索规律,进行教学管理理论研究并形成科研成果,为深化教学管理改革献计献策[6 ] 。缺乏开拓意识和创新精神,致使教务管理工作很难提高档次。
三、关于做好教学秘书工作的几点思考和建议
(一) 加强思想道德教育,提高教学秘书的服务意识
良好的思想素质和职业道德是做好教务工作的基本保障。新时期高校教学秘书应当具有高度的觉悟和高尚的道德情操,面对繁杂的事务性工作,还必须有高度的责任感和强烈的事业心。在教务管理工作中,要认真贯彻落实党的教育方针和相关政策,爱岗敬业,无私奉献,甘于淡泊,勤勤恳恳,任劳任怨,全心全意为党的教育事业服务。因此,高校应加强对教学秘书人员的思想道德教育,使其认清自己所从事工作的重要性,明确教学秘书工作的服务宗旨,真正担负起组织育人、管理育人、服务育人的重担,出色地完成自己的本职工作。
(二) 引进竞争机制,合理选聘人才,改善教学秘书队伍的专业知识结构
学校人事管理部门应重视教学秘书的选拔和培养。引进竞争机制,合理调整现有人员,大胆聘用新人,鼓励管理经验丰富、业务能力强、管理水平高、敢于开拓创新而又爱岗敬业的优秀青年人才和高学历的青年教师投身到教学秘书队伍中来,改善教学秘书队伍的专业知识结构,切实把教学秘书队伍建设纳入学校整体规划之中。
(三) 重视教学秘书队伍整体素质的提高,加强教学秘书人员的继续教育
在教学秘书人员培训和知识更新方面,学校要加大投入,并在政策和经费上保证落实。制定切实可行的中、长期培训计划,多渠道、多形式加强教学秘书人员的培养。如:定期或不定期地组织他们学习高等教育学、教育心理学、教育管理学、高等教育行政管理学、高等教育法规、社会学、人际关系学、秘书学等专业学科知识,提高其专业素质和理论水平;经常组织教学秘书参加校内外教务管理研讨会和经验交流会,学习先进的管理经验和科学的管理思想,改进管理方法,提高管理水平;定期不定期组织岗位培训,尤其是对计算机的运用和操作技能以及对教务管理系统软件的培训学习,提高工作效率[7 ] 。除此之外,还应鼓励教学秘书利用业余时间自学一些与自己的专业工作相关的学科知识,多学科、多角度、全方位地提高认知能力和管理水平。
(四) 通过多种渠道解决教学秘书的后顾之忧,激发其工作积极性和主动性
教学管理工作的开展需要多个部门的关怀和支持,学校各级领导要主动关心教学秘书人员的工作、学习和生活,无论是在奖金发放、职务晋升、职称评定方面,还是在开展教学管理、科学研究等问题上,都要建立相应的激励机制,通过多种渠道解决教学秘书的后顾之忧。同时,在教学管理活动中,要充分肯定教学秘书的地位和作用。对于那些责任心强、业务水平高、管理经验丰富、工作业绩突出的教学秘书人员,学校要在适当的时候,给予一定的物质奖励和精神激励,激发教学秘书的工作热情,充分调动其工作积极性和主动性,促使其开拓进取,大胆创新,为高等教育事业的改革和发展,奉献自己的聪明才智。[上文库]
参考文献:
[ 1 ] 陈文贵,杨玉林. 教学秘书在高校教学管理工作中的作用及队伍建设[J ] . 天津职业技术师范学院学报,20xx(4) :41 - 44.
[ 2 ] 谭哲丽. 高校教务员工作的实践与思考[J ] . 广东工业大学学报(社会科学版) ,20xx (9) :294 - 295.
[ 3 ] 林 征. 论高校院(系) 教学秘书工作的定位及功能[J ] . 福建商业高等专科学校学报,20xx (3) :114 - 116.
[ 4 ] 王诚怡. 关于做好高等学校教学秘书工作的几点思考[J ] . 黑龙江高教研究,20xx (3) :95 - 96.
[ 5 ] 姚美红. 高校教务管理人员心理不适的原因及解决对策[J ] . 教育探索,20xx (1) :103 - 104.
[ 6 ] 吕 阳. 高校教学秘书素质之我见[J ] . 浙江工商大学学报,20xx (2) :86 - 90.
[ 7 ] 洪 璋. 高校教务管理队伍建设的探讨[J ] . 福建农林大学学报(哲学社会科学版) ,20xx (4) :85 - 87.
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摘?要：不同的岗位赋予了工作者不同的岗位职责，不同的岗位职责限制了工作者不同的工作范围。秘书的地位是从属于领导的，其职责是服务于领导，辅佐领导决策。如何把握好秘书角色的分寸，为秘书工作定好位、定准位，是秘书开展好工作的先决条件。
关键词：秘书角色定位
社会是个大舞台，领导也好，秘书也好，大家都在这个舞台上扮演各自的角色。而不同的角色，在“剧”中有不同的要求，不能随心所欲。领导的运筹帷幄，决策千里，秘书的鞠躬尽瘁，辅佐决策，不同的角色赋予了他们不同的工作职能。研究秘书角色的分寸，指的是作为一名秘书人员应明确自己所处的角色、地位，知道与自己角色、地位相符的身份，以此决定自己在处理与其他角色（比如领导）关系时的行为。
一、角色艺术之一：善解人意，服好务?
秘书的主要职责是为领导服务，就是要按领导意图办事，知己知彼，百战不殆。因此，要为领导服好务就必须要研究如何有效地认识、理解领导。
理解领导，要弄清领导的工作习惯。习惯的形成往往没有什么道理可讲，即使有些习惯看起来似乎违背了常规、常理、常态?，但未对他人造成侵害，未对社会秩序形成干扰，也就无需加以指责和校正。人生百态，每个人的习惯都是其中一景。秘书要了解领导、熟悉领导。不管你是在哪个单位；不管你是为一位领导人当秘书，还是同时为几位领导人服务，你对领导人的作风、性格、办事习惯、起居规律、思维路子、语言特点和生活爱好，甚至他的工作经历，都应当了解得清清楚楚。这样，就可以把服务工作做得恰到好处，就容易配合协调，节拍一致。与这一点有连带意义的一个问题，是秘书人员不但应有自己的特长，更重要的是要有适应能力，尽可能与领导人的特长、爱好相接近。领导人都有个人的爱好和专长，或喜欢听音乐，或喜欢绘画书法；或擅长总结经验、写文章等等。秘书不妨设法同领导人的这样那样的兴趣一致起来，不会也要学会，以便有共同语言，从生活上能打成一片，工作上便于服务。
上班没几天，第一次向领导汇报工作，我发现领导听着听着就会将头低下去看办公桌上的资料。给我的感觉就像领导正全神贯注于看资料，我感到颇不愉快，心里很不是滋味，于是就停止了汇报，等领导看完资料。这时领导头抬起来，示意我继续往下讲。事后我从其他老师那里得知：这是领导思考问题的习惯（其实他并不是真正的在看资料）。只有在埋头思考的过程中，他才能平心静气地理清思路，对问题深入思考，做出正确的判断。在我们的工作生活中，也许每个人都有让别人感觉莫名其妙的习惯，这时，不妨宽容的去适应他。如果人人都，这样去做，那将会减少许多人际之间无谓的是非摩擦。
理解领导不妨来一个换位思考。领导往往着眼大局，从长远考虑问题，而秘书有时受经历、能力等客观因素的限制，很难与领导想到一块，这就形成了沟通障碍。但是如果设身处地的想一想，许多问题也许会豁然开朗，达成共识。所谓“将心比心”，就是讲的角色转换。秘书要了解领导，不妨先站在领导的角度，把自己摆在需要了解的位置上，去体验一下，看看自己会产生什么样的需要、情感和思想，这就势必会减少很多误会，从而维持和谐的人际关系。事实上，站在领导者的思想高度和具体立场，同步思考问题，是秘书人员准确把握领导意图，自觉与领导保持一致的一条重要途径。
有一次，有位老师向领导要求，让其直系亲属在培训中心招待所免费住几天。当时我在想，这样小小的要求，且又在领导的权利范围内，领导肯定不会拒绝。然而出乎意料的是领导却拒绝得斩钉截铁。那老师着急的直跺脚。我想不明白为什么领导不帮这个忙呢？面对我的疑惑，领导说：不是我不通人情，我也想帮她。可是很多事情难以说清，住培训中心必须缴费方可住宿。可一旦开了先例，制度就名存实亡，起不到约束作用了。至此我才明白领导的一片苦心。之后我学会了换位思考，在出现分歧产生矛盾时，秘书应该站在领导者的角度思考问题，维护整体利益。
要理解领导，还要正确理解领导意图。领导意图是通过语言和非语言性方式所表达出来的愿望要求等，是包含在诸如指示、谈话、动作、表情等各种语言和非语言性暗示中的核心思想和精神实质，领导的意图如果理解不了或理解得不准确，秘书人员就无法与领导共事，“戏”就无法演下去。在领导身边工作的秘书，应该颇具灵气，有极强的悟性，还需要善于辨证思考，善于察言观色，才能为领导做好服务。
二、角色艺术之二：认准位置，不越位
不越位，说的是秘书人员在与领导的交往中要认准位置，明确自己所扮演的角色----特定的地位、身份、场合，依此而确定自己的位置。秘书只是领导的助手，智慧再高，能力再强，也不可过于锋芒毕露，以免引发领导的不满。恃才傲物，轻上傲上都是愚昧的行为。
要把握不越位须注意五个环节，一要注意场合不越位。有些场合不宜张罗过头，否则就有喧宾夺主的嫌疑。二要注意工作不越位。有的人认为，作为下级多做点工作总是可以的吧？不见得，有些工作说不定适合领导自己去做，在这种情况下，如果你盲目的“积极”，就可能造成越位。凡是领导都希望自己比下级强，希望获得下级的尊敬和爱戴，如果你过分表现自己，就会给领导难堪。在领导面前展现才干没错，但要把握一个“度”，一种方式方法是“犹抱琵琶半遮面”，切不可忘乎所以“露”起来没完，要不然就要走背运了。下级只有认准地位，方可与领导和睦相处。三要注意表态不越位。表态是表明人们对某一事情的看法、基本态度，表态一定要符合自己的身份。作为秘书人员，长期在领导身边，切忌错乱表态。哪些话可以说，哪些话不能说，哪些话是自己想说的但如何通过领导自己的嘴讲出来，都要慎重把关。实习不久，单位要定制招生用手提袋，设计公司将设计方案拿到学校，当有位老师让我表态时，我罗列了他许多设计上的缺陷，比如色调搭配不合理，设计不够大方等，让领导别采用此方案。后来该设计方案被否定了，尽管我的意见都是符合实际情况的，但我还是犯了一次“越位”的错误。
三、角色艺术之三：明哲保身，不介入
人们常说人际关系难相处，是因为组织内部帮派林立，彼此都有着各自的思想、观点、利益、需求和势力范围。一旦威胁到各自的利益时，领导之间就难免要发生矛盾，产生磨擦。这时秘书怎么办？上策不介入。不介入，就是面对领导之间的矛盾，一方面在态度上与感情上不介入，保持中立，另一方面在行为上不介入，保持等距。所谓"神仙打仗，凡人发慌"，秘书夹在当中很为难。领导之间发生的种种是非不明的矛盾，作为下级不必随意介入。主张“不介入”并不是说秘书人员不要是非标准，随波逐流，实际上是要求秘书人员不要去加剧领导之间的矛盾。
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摘 要:校院二级科研管理体制下,学院科研秘书工作面临着巨大挑战。本文首先分析了科研秘书面临的形势变化,然后给出了提高学院科研秘书素质的基本途径,最后对本了总结。
关键词:科研管理 科研秘书 提高 素质 途径
科研是现代大学的重要功能之一。国家中长期科学和技术发展规划纲要(20xx-20xx年)指出:大学是我国培养高层次创新人才的重要基地,是我国基础研究和高技术领域原始创新的主力军之一,是解决国民经济重大科技问题、实现技术转移、成果转化的生力军[1]。为了适应高水平研究性大学的建设,深化内部管理科研管理机制体制改革,优化科研资源配置,提高科研质量以及科研管理效率。很多高校都推进了校、院二级科研管理机制。在科研管理上,学校负责制定科技发展规划;营造良好科研环境,组织建设重要科研基地;组织争取科技资源,培育重大科技项目;学院负责实施已获学校批准的规划与计划,学院内部科研机构实施科研和开发工作,负责学校下拨的研究经费的使用、规划和管理监督工作。这种校院两级科研管理机制给学院科研秘书带来了巨大的挑战,迫切需要学院科研秘书能够适应新形势下学院科研管理要求,改进工作方式,提高学院科研管理水平。
1 学院科研秘书面临的形势变化
1.1 科研工作种类繁多
科研管理工作涉及项目、成果、经费、学术交流、考核、奖励等,工作内容繁多。科研项目根据归口不同,分为纵向项目管理和横向项目管理。根据项目进展的不同阶段,分为项目申报管理、在研项目管理、项目进展管理、项目变更管理、项目结题管理。不同类型的项目、项目的不同阶段管理终点和管理方法不尽相同。科研成果包括学术论文、学术着作、专利、软件着作权、其他类型成果、鉴定成果、获奖成果等,涉及人员众多,数量巨大。科研考核和奖励指标多元、过程复杂、工作量计算任务繁重。以上这些都决定了科研工作的复杂性。
1.2 科研种类和投入的变化
目前,随着国家多科技投入的增加。高校承担的科研项目数量和经费均不断增加。同时,投入渠道也呈现出多样化,主要包括以下几点。
(1)教育主管部门及业务主管部门下拨的纵向科研经费。
(2)学校与其他部门或企业进行科研合作所获得的横向科研经费。
(3)高校自筹的配套科研经费。
由于科研经费来源渠道不同,不同的科研由于其资金来源、科研内容、管理规定等的不同,其科研管理过程和经费使用情况,均有不同的要求,这给科研管理带来了很大的复杂性。
1.3 国际交流不断深入
随着改革开放的不断深入,高校也需要以开放的视角参与国际交流与合作,诸如举办各种类型的国际会议、出国考察、进修和学术交流等。国际交流的不断深入,带来了科研工作的繁荣和开发,也给科研工作提出了更高的要求。面对众多的国际会议和国外学术期刊,如何比较它们的学术价值,对相关的科研成果作出适当的评价,在目前还缺少切实可行的科研管理方法。
1.4 信息技术的发展
随着信息技术和无线通信的发展,信息技术的应用已广泛反映在日常科研管理的普通交流方式中,从传统的电话交流,发展到QQ、MSN、飞信、等的互联网和无线手机交流。同时,在掌握科研管理工作的基本运行规律的基础上,充分运用信息技术,进行技术更新,将整个科研资源、科研信息有机整合在一起,实现科研资源的共享和交流,提高科研管理水平是目前急需解决的问题之一。
2 提高学院科研秘书素质的基本途径 1 强调服务意识
作为科研管理人员,其核心任务是为一线科研人员提供科研保障,其价值最终也是通过一线科研人员的成果体现出来的。而日常的科研管理工作脱离最终的科研成果,其价值无法体现。因此,管理人员应强化服务意识,履行科研管理服务职能。科研管理中,科研秘书营造良好的科研环境,把多出科研成果、出高水平科研成果作为工作的核心目标,协调好各方面关系,及时传递各种项目申报、科研奖项申报、重要科研基地申报等申报信息,协助做好各种项目的及时结题和资料提交,了解项目进行中存在的问题,及时帮助科研人员解决问题。深刻掌握各种科研政策,为科研人员提供科研政策解释、质疑。
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